Att organisera en
kan vara en mångfacetterad procedur med många dynamiska aspekter. Från att definiera syftet till att till sist verkställa evenemanget finns det otaliga avgöranden att fatta. Tyvärr är det vanligt att hamna fel på vägen. Genom att vara uppmärksam på och avstå från några typiska problem kan du ändå spara både tid och medel, lindra pressen och framför allt förbättra förutsättningarna för en riktigt väl genomförd och minnesvärd konferens. Här är tio frekventa misstag du bör vara vaksam på när du förbereder ditt nästa event.
1. Vagt Syfte och Mål
Att kasta sig rakt in letandet efter lokal utan att först ha helt klart för sig vad evenemanget ska resultera i är ett vanligt problem. I avsaknad av specifika mål blir det utmanande att bedöma om en arena eller ett arrangemang verkligen är lämpligt.
Hur förhindrar du det:
Innan du vidtar något vidare, fastställ målet med din evenemang. Vad vill du att deltagarna ska uppleva, lära sig eller göra i efterhand? Etablera specifika och mätbara mål. Låt dessa mål sedan styra ditt beslut av eventlokal och programinnehåll.
2. Att Inte Förstå Sin Målgrupp
En lokal och ett upplägg som är idealiskt för en skara kan vara helt fel för en annan. Att ej inse besökarnas önskemål och förväntningar kan orsaka lågt engagemang och missbelåtenhet.
Hur förhindrar du det:
Undersök så mycket som möjligt om din publik. Vilka är de? Vad har de för kunskapsnivå och preferenser? Vilka är deras specifika önskemål gällande till exempel åtkomst och digital utrustning?
3. Försumma Ekonomin
Att fastna för en underbar lokal utan att ha koll på den sammanlagda avgiften, eller att helt enkelt vara utan en strukturerad ekonomisk planering från början, är en given stig mot finansiella bekymmer.
Hur förhindrar du det:
Upprätta en omfattande konferensbudget i ett initialt skede. Inkludera alla möjliga avgifter – hyran för lokalen, teknik, catering, presentatörer, resurser, annonsering och en reserv för oförutsedda avgifter.
4. För Sen Reservation
Många avvaktar för mycket med att säkerställa sin eventlokal. Konsekvensen blir ofta ett begränsat sortiment, dyrare kostnader och att man möjligen inte får de tider man främst önskar.
Hur förhindrar du det:
Börja förberedelse- och säkringsprocessen i god tid, särskilt om ni siktar på populära lokaler eller under intensiv period. Ett halvår till ett år månaders framförhållning är inte ovanligt för omfattande events.
5. Att Inte Genomföra en Noggrann Platsbesiktning
Illustrationer och presentationer på en hemsida kan vara attraktiva, men de förmedlar sällan hela verkligheten. Att reservera en plats utan att ha inspekterat den (eller åtminstone gjort en detaljerad online visning) är vanskligt.
Så förhindrar du det:
Besök alltid de lokaler som är era toppkandidater. Om ett fysiskt besök är inte möjligt, be om en omfattande direktsänd videorundtur. Sätt dig in i vad du ska fokusera på under ett besiktning av platsen.
6. Ignorera Teknologin
Att ta för givet att all nödvändig teknik som Wi-Fi, AV-utrustning eller möjligheter för hybridmöten finns på plats och fungerar problemfritt kan orsaka stora utmaningar på evenemangsdagen.
Hur förhindrar du det:
Specificera explicit era digitala önskemål för konferensen när ni begär prisförslag. Kontrollera noggrant vad som omfattas, vilka utgifter som läggs till och vilken digital support som finns tillgänglig. Om möjligt, utvärdera viktig utrustning i god tid.
7. Överse Det Småtryckta i Avtalet
Ett undertecknat kontrakt är ett förpliktande kontrakt. Att inte omsorgsfullt läsa igenom alla klausuler, särskilt gällande stornoregler, modifieringsavgifter och vad som sker vid oväntade händelser, kan bli mycket kostsamt.
Hur förebygger du det:
Studera varje klausul i överenskommelsen noga. Ställ frågor om allt som är oklart. För större och mer komplexa tillställningar kan det vara klokt att låta en jurist granska överenskommelsen.
8. Otillräcklig Kommunikation med Lokalen
Undermålig eller otydlig kontakt med konferenslokalens anställda inför och under konferensen kan resultera i missförstånd, felaktiga arrangemang och omotiverad press.
Så undviker du det:
Etablera en positiv och transparent kontakt med er representant på lokalen. Bekräfta alla aspekter och avtal dokumenterat. Ha återkommande avstämningar.
9. Bagatellisera Serveringens betydelse
Otillfredsställda och vätskebehövande besökare är sällan tillfredsställda besökare. Att spara in på mat och fika, eller att försumma olika dietrestriktioner, kan försämra totalupplevelsen betydligt.
Hur förebygger du det:
Behandla förtäring som en betydelsefull del av mötesupplevelsen. Välj matservering med omsorg, presentera olika alternativ och säkerställ att det finns bra alternativ för besökare med dietrestriktioner och intoleranser.
10. Brist på Plan B
Även den noggrannaste organiseringen kan drabbas av plötsliga utmaningar – en talare blir sjuk, utrustningen fallerar, eller vädret slår om vid ett friluftsevenemang.
Så förebygger du det:
Identifiera potentiella sårbarheter för just er tillställning. Ha en reservplan för de mest viktiga aspekterna, utan hänsyn till om det handlar om alternativa talare, extra digital hjälp eller backup- inomhusaktiviteter.
Sammanfattning av artikeln
Att organisera en konferens är en berikande men krävande arbete. Genom att kringgå dessa frekventa fel lägger du en pålitlig plattform för ett evenemang som förutom att uppfyller sina mål utan också förser gästerna en gynnsam och ihågkommen erfarenhet. Nyttja den här listan som en kontrollista i din egen organiseringsprocedur – framgång önskas!
